Secretaría académica

Razón de ser:
Velar por el orden, la organización y la expedición de los documentos oficiales de la Institución, de acuerdo con las normas vigentes y avalarlos con la firma. Así mismo apoyar al rector y demás estamentos en lo referente a la comunicación institucional.

Funciones Generales:
1. Participar en los Procesos de admisión y matricula de los alumnos nuevos.
2. Elaborar estadísticas relacionadas con los alumnos.
3. Asistir y elaborar actas de los siguientes organismos institucionales:
a. Consejo Académico.
b. Consejo Escolar.
4. Asistir como representante del rector a las reuniones de núcleo educativo.
5. Asistir al rector y a todos los estamentos del Instituto Jorge Robledo en la correcta aplicación de normas y de los procedimientos exigibles en los actos y en los documentos con los cuales se compromete tanto la validez y la confiabilidad de los procesos como el buen nombre de la Institución.
6. Elaborar y avalar con su firma los certificados, acuerdos y resoluciones rectorales y del consejo académico.
7. Llevar y custodiar los libros y demás documentos reglamentarios de la Institución.
8. Difundir las decisiones de las autoridades institucionales y colaborar con la rectoría en los programas de proyección y divulgación.
9. Asesorar al rector en la programación de actividades sociales y de protocolo.


Procedimiento para la expedición de certificados de estudio, de calificaciones, constancia de grado y otros relacionados con el tema estrictamente académico:

 

1. El certificado se solicita telefónicamente en la Secretaría Académica
2. El plazo para su elaboración oscila entre uno y tres días, dependiendo de la información solicitada.
3. En el 2012, cada certificado tiene un costo de $ 7.000 y generalmente se incrementan $500 cada año. El certificado se paga y se reclama en la recepción.

Procedimiento para el retiro de un alumno:
1. Los padres de familia envían una carta al respectivo coordinador, con copia a la vicerrectoría, anunciando el retiro del alumno, el motivo y la fecha a partir de la cuál se hará efectivo.
2. Si el coordinador lo considera necesario, hablará personalmente con ellos.
3. Se debe solicitar el paz y salvo en la Tesorería y luego se firma la cancelación de la matrícula en la Secretaría Académica, en donde se solicita también la documentación de retiro, cuya entrega se demorará de uno a tres días: Certificado de calificaciones y copia del observador o ficha de seguimiento.


 

 

  

Ana Lucía Rodríguez Mascaró.

Secretaria Académica del Instituto